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In base alle più recenti disposizioni di legge è oggi possibile ricorrere alla cosiddetta conservazione sostitutiva dei documenti. In altre parole i documenti cartacei ed elettronici, se archiviati secondo determinate procedure (scansione o conversione in formato tif o pdf, generazione dell’impronta del file, apposizione della firma digitale e della marca temporale, masterizzazione su opportuno supporto di memorizzazione), acquistano valore legale e diventano pertanto opponibili a terza in qualunque sede.

L'obiettivo della conservazione sostitutiva è quello di eliminare tutti i supporti cartacei al fine di rendere la gestione documentale in azienda e nella Pubblica Amministrazione efficace e produttiva, garantendo nel tempo tutte le caratteristiche di valore legale e probatorio dei documenti ma con il vantaggio di ridurre notevolmente la richiesta di spazio per l'archiviazione, con una conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione.